تاثیر ماتریس آیزنهاور در مدیریت کسب و کار

بسیاری از ما بر این باوریم که برای مدیریت کارهای خود به زمان بیشتری نیاز داریم در حالی که  بیشتر مواقع فقط باید کارهای خود را اولویت بندی کنیم. در غیر این صورت هیچ چیز آنطور که باید، اتفاق نخواهد افتاد. حال شما فرض کنید که این عدم مدیریت صحیح زمان در سازمان و شرکتی باشد، فاجعه ای رخ خواهد داد که آن کسب و کار را متحمل ضررهایی جبران ناپذیر می سازد. اولویت بندی کارها عاملی موثر در مدیریت زمان می باشد و در راستای به کار گرفتن آن، باید آن ها را از دو جهت بررسی کنیم:

این کارها چقدر اهمیت دارند؟

انجام این کارها چقدر فوریت دارد؟ 
تیم مشاوره معصومی در جهت افزایش بهره وری کسب و کار و یا شرکت شما و در جهت اولویت بندی کارها، یک ابزار مناسب به نام ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اهمیت و فوریت را پیشنهاد و معرفی می کند، که به دلیل احترام به بنیانگذار آن، اینگونه نامگذاری شده است. دوایت دی آیزنهاور(Dwight D. Eisenhower)، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بوده که در جنگ جهانی دوم نیز به عنوان ژنرال در ارتش ایالات متحده و فرمانده عالی نیروهای متفقین خدمت می‌کرد. دوایت که باید روی مسائل مختلفی تمرکز می‌کرد، متوجه این نکته شد که برای رسیدگی به تمامی امور، آن هم به شکل صحیح، باید زمان و امور را به طور موثر مدیریت کرد. او در این باره می گفت: انجام کارها تنها مسئله موجود نیست، همه ما دو نوع مشکل ضروری و مهم داریم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم هرگز ضروری نیستند. 
همین مسئله سبب شد تا او روش مشهور مدیریت زمان و کار آیزنهاور را پایه گذاری کند. ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور یا ماتریس اهمیت و فوریت یکی از بهترین روش‌ها برای مدیریت و سازماندهی کارها و اولویت‌بندی آن‌ها است و امروزه از این ماتریس، هم در زندگی فردی و هم در کسب و کار به وفور استفاده می شود.
ماتریس اهمیت و فوریت بر پایه چهار اصل استوار است که در ادامه توضیح خواهیم داد، چگونه در کسب و کار تاثیرگذار خواهد بود:

 

1. کارهای مهم و فوری
این دسته از امور در اول لیست سازمان شما قرار دارد و علاوه بر مهم بودن، فوری هم هست و انجام دادن آن یک وظیفه است و جزو امور روزمره محسوب می شود. اگر بخواهیم در ساده‌ترین مثال آن را بیان کنیم، تهیه مواد اولیه مورد نیاز یک کارخانه یکی از امور مهم و فوری است. اگر مواد اولیه‌ای نباشد، محصولی نیز تولید نمی شود که به فروش برسد. بدون پیشروی این امور، امور دیگر هم پیش نخواهد رفت. پس باید کارهای مهم و فوری کسب و کارتان را شناسایی کنید و آن را مقدم بشمارید. این امور شالوده سازمان شماست و در صورت رسیدگی به آن زمینه پیشرفت ایجاد می شود. 
لازم به ذکر است که در یک مجموعه بزرگ همگان باید آموزش ببینند تا با روش این ماتریس به امورشان اولویت دهند، هزینه‌ها را در حیطه کاری خود به حداقل و بازدهی را به حداکثر برسانند، اگر ساختار کسب‌ و کار بگونه‌ای باشد که هرکس به صورت خودجوش امور مربوط به بخش خود را با هماهنگی دیگر بخش‌ها بهینه کند، آن کسب و کار به طور قطع در کوتاه مدت به بهترین بازدهی ممکن خواهد رسید. اینگونه است که کارهای مهم فوری سازمان انجام می‌شود. از همه مهمتر اینکه بررسی امور نیز آسان‌تر خواهد شد.

 

2.کارهای مهم و غیرفوری
این دسته در ماتریس آیزنهاور، دسته تصمیم‌گیری است و شامل اهداف طولانی‌مدت هستند که ارزش بالایی برای ما دارد. اهداف این دسته اهمیت بسیاری دارند ولی هنوز برای عملی کردن آن‌ها فرصت داریم. به طور مثال قبل از اینکه ویروس همه گیر کرونا سیستم فروش را دگرگون کند افرادی، از ایده کسب و کار اینترنتی استقبال کردند و با وجود اینکه در ابتدا استقبال زیادی از سوی مردم نشد ولی برای خود سایت طراحی کرده و یا سیستم فروش خود را در محیط اینترنتی و آنلاین تقویت کردند. بعضی دیگر هم به روش‌های سنتی ادامه داده و کسب و کار اینترنتی را هزینه تراشیدن و وقت تلف کردن می‌دانستند. اما پس از گذر زمان، کسب و کارهایی که امور مهم و غیرفوری خود را شناخته و به آن رسیدگی کرده بودند، پیشرفت چشمگیری داشتند. برنامه ریزی کنید وامور مهم و غیر فوری کسب و کارتان را آهسته ولی مستمر پیگیر باشید، این امور شما را دقیقا جایی برنده تجارت می‌کند، که هیچکس انتظارش را ندارد.
دقت کنید رسیدگی به امور فوری که در لحظه نیاز به توجه دارند، یک امر کاملا معمول هستند. مانند آبیاری منظم یک باغ، که برای بقا و رشد آن بسیار مهم و غیر قابل انکار است، اما امور مهم و غیر فوری کسب و کار دقیقا همانند کود و سمی است که در فصلی دیگر به باغ می دهید. انجام آن در حال حاضر فوری نیست و در کوتاه مدت نتیجه خاصی ندارد ولی در تابستان محصول بیشتری را نظاره گر خواهید بود.

 

3. کارهای غیر مهم و فوری
اموری که در این دسته قرار دارند، معمولا پیش پا افتاده به نظر می‌رسند. اما باید در اسرع وقت به پایان برسد وگرنه دچار مشکل می شوید. اگر از اهمیت این کارها غافل شوید بعد از آنکه زمان آن به پایان برسد به یک امر مهم و ضروری تبدیل می‌شود، به طوری که شما مجبور می‌شوید از بین چند کار مهم و فوری یکی را انجام دهید یا کارهای مهمتر کسب و کارتان که نیاز به توجه بیشتری دارند، بخاطر این امور به خطر بیفتند و انجام نشوند. به طور مثال شما هزینه تلفن را پرداخت نکرده اید و حال با قطع شدن تلفن به ازای هر ساعت مجموعه شما متحمل ضرر زیادی می‌شود. اکثر مردم علی الخصوص صاحبان و سرپرستان یک کسب و کار به دلیل پیش پا افتاده بودن این موارد، دوست ندارند وقت با ارزششان را برای انجام این کارها تلف کنند. اگر شما هم به عنوان شخصی که صاحب یک کسب و کار هستید همین فکر را دارید بهتر است با آموزش به نیروهای خود، این کارها را به آن‌ها محول کنید تا خودتان به کارهای مهم برسید. زمانی که کارهای دسته غیرمهم و فوری را به دیگران سپرده‌اید، نتایج را حتما پیگیری کنید و از انجام آن اطمینان حاصل کنید. یادتان باشد هیچ کس جز شما مسئول کارهای شما نیست. 

 

4. کارهای غیر مهم و غیر فوری
این دسته از کارها صرفا اتلاف وقت، هزینه و انرژی شما است. شما باید به عنوان یک شخص که صاحب کسب و کار است امور غیرمهم و غیرفوری مجموعه را شناسایی و در اسرع وقت از لیست امور شرکت، کارخانه و یا هر کسب و کاری که در آن فعالیت دارید، حذف کنید.
اینگونه کارها در کوتاه مدت راندمان کسب و کار را پایین آورده و در طولانی مدت ضربه مهلکی به سازمان وارد خواهد کرد که جبران‌ناپذیر است. نپرداختن به اصلاح این امور و یا عدم حذف آنها از سیستم کاری موجب ضررهای بسیاری خواهد شد.

 

ماتریس آیزنهاور چگونه به کسب وکارها کمک می‌کند؟

 اثربخشی ماتریس آیزنهاور در توانایی آن در ارائه یک رویکرد ساختاریافته برای اولویت بندی وظایف و مدیریت زمان نهفته است. صاحبان کسب و کار به ویژه کسب و کارهای کوچک که این ماتریس را پیاده‌سازی کرده‌اند، اغلب به تأثیر تحول آفرین آن بر بهره‌وری و موفقیت کلی شهادت می‌دهند. در اینجا دلایلی ذکر شده است که چرا ماتریس آیزنهاور تغییر ایجاد می‌کند:

 تمرکز پیشرفته: با دسته بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت، ماتریس به شما کمک می‌کند تا حیاتی‌ترین فعالیت‌ها را شناسایی و اولویت بندی کنید. این افزایش تمرکز به شما امکان می‌دهد زمان و انرژی خود را به سمت کارهایی هدایت کنید که واقعاً مهم هستند و با اهداف تجاری شما همسو هستند.

 تصمیم‌گیری بهبودیافته: ماتریس آیزنهاور به عنوان یک چارچوب تصمیم‌گیری عمل می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا انتخاب‌های آگاهانه در مورد اولویت‌بندی کارها انجام دهید. این به شما کمک می‌کند بین کارهایی که نیاز به توجه فوری دارند و کارهایی که می‌توان آنها را به تعویق انداخت یا تفویض کرد تمایز قائل شوید و به شما امکان می‌دهد از منابع محدود خود به طور مؤثر استفاده کنید.

 تخصیص زمان مؤثر: ماتریس با برنامه ریزی بلوک‌های اختصاصی برای کارهای ضروری اما نه لزوماً فوری، به تخصیص زمان به طور مؤثر کمک می‌کند. با اختصاص زمان برای برنامه ریزی استراتژیک، توسعه کسب و کار و فعالیت‌های هدفمند، می‌توانید در اهداف بلندمدت پیشرفت کنید و از گرفتار شدن در حالت ضرب الاجل مداوم و آشفتگی جلوگیری کنید.

 کاهش فشار بیش از حد: صاحبان مشاغل اغلب با حجم کاری زیاد و تقاضاهای رقابتی روبرو هستند. ماتریس آیزنهاور یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت این فشارها با تقسیم وظایف به دسته‌های قابل مدیریت ارائه می‌دهد. این به کاهش استرس کمک می‌کند و از انباشته شدن وظایف جلوگیری می‌کند که منجر به احساس کنترل و افزایش بهره وری می‌شود.

 سازگاری با شرایط در حال تغییر: اولویت‌ها ممکن است با تکامل چشم انداز کسب و کار شما تغییر کنند. ماتریس آیزنهاور به شما این امکان را می‌دهد که مرتباً لیست وظایف خود را مجدداً ارزیابی و تنظیم کنید و به نیازها و فرصت‌های در حال ظهور پاسخ می‌دهید. این سازگاری به شما کمک می‌کند حتی در یک محیط کسب و کار پویا، روی چیزهایی که بیشترین اهمیت را دارد تمرکز کنید.

 

چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

در نگاه اول به نظر می‌آید این ماتریس فقط برای کارها و برنامه‌ریزی‌های فردی مناسب است اما اشتباه نکنید. این ابزار یکی از کارآمدترین روش‌ها است که اگر به آن پایبند باشید، دیگر نگران مدیریت کسب و کار و زمان خود نخواهید بود. شما از این روش برای دستیابی به تمام اهداف سازمانی خود، اطمینان حاصل می کنید. در این روش شما اهداف و برنامه‌های سازمان را تعیین می‌کنید و آن‌ها را در دسته‌بندی‌های مناسب قرار می‌دهید. حتی برای جلسات مهمی که در پیش دارید میتوانید از این روش استفاده کنید. در این صورت حتی اگر دچار کمبود زمان شوید، شما به اهداف مهم و فوری خود رسیده‌اید. 
برای دستیابی به نتیجه مناسب با این روش، شما باید اصول آن را رعایت کنید.

پس تا اینجا دریافتید:

- اهداف و امور کسب و کارتان را بررسی کنید.

- مشخص کنید هر کدام در کدام دسته قرار می‌گیرند.

- برای کارهای غیر‌مهم و فوری افرادی را بکار بگیرید و نتایج را پیگیری کنید.

- اهداف مهم و غیر فوری را در برنامه کسب و کارتان قرار دهید و با سرعت ثابتی آن را جلو ببرید و درآمد خالص را افزایش دهید.

- کارهای غیر‌مهم و غیرفوری را از برنامه‌های روزانه کسب و کار خود حذف کنید تا به دنبال آن، مدیریت زمان، کاهش هزینه‌ها و همینطور راندمان بیشتری بدست آورید.

- عوامل حواس پرتی خود را یادداشت کنید و سعی کنید آن ها را حذف کنید.
به یاد داشته باشید که حتی اگر برنامه‌ریزی شما کاملا درست باشد اما نسبت به آن سهل‌انگاری و بی‌توجهی کنید، برنامه با شکست روبرو می شود.

تیم مشاوره معصومی در جهت ارتقا دانش مدیریت کسب و کار با تهیه مطالب کاربردی در کنار شما همراهان عزیز خواهد بود.