کسب و کار
اشتراک گذاری
چرا بعضی کسب‌وکارها مدام در حال استخدام‌اند اما همیشه کمبود نیرو دارند؟
بعضی کسب‌وکارها تقریباً همیشه یک یا چند موقعیت شغلی برای استخدام دارند؛ آگهی منتشر می‌کنند، رزومه دریافت می‌کنند، مصاحبه انجام می‌دهند و در نهایت چند نیروی جدید وارد مجموعه می‌شوند. اما چند ماه بعد، دوباره همان موقعیت‌ها خالی شده‌اند یا مدیر احساس می‌کند هنوز تعداد کارکنان برای حجم کار کافی نیست.
در نگاه اول، ممکن است مشکل «کمبود نیروی انسانی» به نظر برسد؛ اما همیشه این‌طور نیست.
گاهی یک کسب‌وکار نیروی کافی دارد، اما ساختار درستی برای استفاده از ظرفیت کارکنان خود ندارد. گاهی نیرو جذب می‌شود اما خیلی زود سازمان را ترک می‌کند. گاهی هم تعداد کارکنان افزایش پیدا می‌کند ولی حجم کار، فشار مدیریتی و نارضایتی همچنان پابرجاست.
در چنین شرایطی، مسئله فقط استخدام نیست؛ بلکه باید کل سیستم منابع انسانی و حتی مدل اداره کسب‌وکار بررسی شود. این همان نقطه‌ای است که مشاوره کسب و کار می‌تواند به جای تمرکز صرف بر جذب نیرو، به سراغ ریشه مسئله برود.
1. شاید کسب‌وکار واقعاً کمبود نیرو ندارد؛ مشکل، طراحی شغل است
یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که هر زمان کاری روی زمین می‌ماند، اولین راه‌حل را استخدام یک نیروی جدید می‌دانند.
اما سؤال مهم‌تر این است:
چرا این کار روی زمین مانده است؟
ممکن است وظایف بین کارکنان به شکل نامتعادل توزیع شده باشند. یک کارمند چند وظیفه غیرمرتبط را هم‌زمان انجام دهد و کارمند دیگری ظرفیت خالی داشته باشد. ممکن است فرآیندی وجود داشته باشد که هر روز چند ساعت از زمان کارکنان را صرف کارهای تکراری و کم‌ارزش کند.
در این وضعیت، استخدام نیروی جدید ممکن است فقط پیچیدگی سازمان را بیشتر کند.
یک مشاور کسب و کار قبل از پیشنهاد استخدام باید بتواند جریان کار، شرح وظایف، ظرفیت واقعی کارکنان و گلوگاه‌های عملیاتی را بررسی کند. شاید راه‌حل، استخدام نباشد؛ شاید بازطراحی شغل یا فرآیند باشد.
2. استخدام اشتباه، خودش عامل کمبود نیرو می‌شود
تصور کنید شرکتی برای یک موقعیت شغلی، فردی را استخدام می‌کند که مهارت یا ویژگی‌های موردنیاز آن جایگاه را ندارد.
بعد از مدتی عملکرد او پایین می‌آید، مدیر مجبور می‌شود دائماً کارش را کنترل کند، بخشی از وظایف او به سایر کارکنان منتقل می‌شود و در نهایت فرد از مجموعه جدا می‌شود.
حالا شرکت دوباره باید آگهی استخدام منتشر کند.
این چرخه اگر تکرار شود، سازمان ظاهراً با «کمبود نیرو» مواجه است؛ در حالی که یکی از دلایل اصلی مشکل، خطای طراحی و اجرای فرآیند استخدام است.
استخدام مؤثر فقط پیدا کردن فردی با سابقه کاری مناسب نیست. باید مشخص شود این فرد دقیقاً برای چه مسئله‌ای وارد سازمان می‌شود، چه خروجی‌ای از او انتظار می‌رود و موفقیت او چگونه اندازه‌گیری خواهد شد.
3. وعده‌ای که در استخدام داده می‌شود با واقعیت شغل متفاوت است
گاهی مشکل نه در پیدا کردن نیروی مناسب، بلکه در انتظار اشتباه متقابل میان سازمان و نیروی جدید است.
در آگهی استخدام ممکن است یک شغل ساده و مشخص معرفی شود، اما فرد پس از ورود متوجه شود که باید چندین مسئولیت متفاوت را هم‌زمان انجام دهد.
یا در مصاحبه درباره مسیر رشد، میزان اختیار، فرهنگ سازمانی و شرایط کاری تصویری ایجاد شود که با واقعیت فاصله داشته باشد.
نتیجه قابل پیش‌بینی است: نارضایتی، افت تعهد و در نهایت خروج.
بنابراین اگر یک موقعیت شغلی مرتباً خالی می‌شود، باید فقط نپرسید:
«چرا نیروی خوب پیدا نمی‌کنیم؟»
بلکه سؤال دقیق‌تر این است:
«چرا افرادی که جذب می‌کنیم نمی‌مانند؟»
4. آنبوردینگ ضعیف، هزینه استخدام را چند برابر می‌کند
استخدام با امضای قرارداد تمام نمی‌شود.
فرد جدید برای اینکه به یک نیروی مولد تبدیل شود، باید بداند دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد، چه کسی مسئول آموزش اوست، خروجی مورد انتظار چیست، با چه فرآیندهایی کار می‌کند و عملکردش چگونه ارزیابی خواهد شد.
وقتی نیروی جدید بدون آموزش و مسیر مشخص وارد سازمان می‌شود، معمولاً مدت بیشتری برای رسیدن به بهره‌وری واقعی نیاز دارد.
بدتر اینکه اگر در هفته‌ها یا ماه‌های ابتدایی احساس کند سازمان برنامه‌ای برای ورود او ندارد، احتمال جدا شدن او افزایش پیدا می‌کند.
پس یکی از نشانه‌های یک سیستم استخدام ضعیف، الزاماً تعداد پایین استخدام نیست؛ تعداد بالای خروج نیروهای تازه‌وارد نیز یک شاخص هشداردهنده است.
5. مدیر ممکن است خودش تبدیل به گلوگاه سازمان شده باشد
یک اتفاق مهم در کسب‌وکارهای در حال رشد این است که تعداد کارکنان افزایش پیدا می‌کند، اما اختیار متناسب با آن توزیع نمی‌شود.
همه برای تصمیم‌های کوچک سراغ مدیر می‌روند.
مدیر باید تأیید کند، بررسی کند، اصلاح کند و درباره جزئی‌ترین مسائل تصمیم بگیرد.
در این حالت ممکن است شرکت ده‌ها نیروی انسانی داشته باشد اما سرعت واقعی سازمان همچنان به ظرفیت یک نفر وابسته باشد.
اینجا استخدام بیشتر الزاماً مشکل را حل نمی‌کند.
مسئله می‌تواند تمرکز بیش از حد تصمیم‌گیری، نبود فرآیندهای روشن و مشخص نبودن حدود اختیار باشد.
مشاوره کسب و کار در چنین شرایطی باید به جای توصیه ساده به استخدام بیشتر، ساختار تصمیم‌گیری و مسئولیت‌ها را بررسی کند.
6. چرا کارکنان خوب هم ممکن است سازمان را ترک کنند؟
بسیاری از مدیران هنگام خروج یک نیروی توانمند می‌پرسند:
«چرا رفت؟»
اما سؤال حرفه‌ای‌تر این است:
«چه چیزی در سیستم سازمان باعث شد ماندن برای او جذاب نباشد؟»
حقوق یکی از عوامل مهم است، اما تنها عامل نیست.
ابهام در نقش، نبود مسیر رشد، مدیریت ناکارآمد، بی‌ثباتی تصمیم‌ها، حجم کاری نامتناسب، نبود بازخورد و احساس بی‌اثر بودن نیز می‌توانند بر ماندگاری کارکنان اثر بگذارند.
اگر سازمان دائماً در حال جایگزین کردن کارکنان خود باشد، حتی یک فرآیند استخدام بسیار خوب هم نمی‌تواند مشکل را برای مدت طولانی حل کند.
استخدام ورودی سیستم منابع انسانی است؛ نگهداشت، خروجی آن است.
7. رشد کسب‌وکار بدون طراحی ساختار منابع انسانی، بحران ایجاد می‌کند
گاهی شرکت واقعاً در حال رشد است و افزایش تعداد کارکنان کاملاً ضروری است.
اما رشد تعداد نیروها باید متناسب با رشد ساختار سازمان اتفاق بیفتد.
وقتی یک کسب‌وکار از یک تیم کوچک به سازمانی با چندین واحد تبدیل می‌شود، روش‌های غیررسمی گذشته دیگر الزاماً جواب نمی‌دهند.
وظایف باید تفکیک شوند، مسئولیت‌ها مشخص شوند، مدیران میانی شکل بگیرند، فرآیندها مستند شوند و معیارهای ارزیابی عملکرد تعریف شوند.
اگر این اتفاق نیفتد، سازمان ممکن است مدام نیروی جدید استخدام کند تا مشکلاتی را حل کند که اساساً ناشی از ضعف ساختار هستند.
8. قبل از انتشار آگهی استخدام، این پنج سؤال را بپرسید
هر بار که مدیر احساس کرد «یک نفر دیگر لازم داریم»، بهتر است ابتدا این پنج سؤال بررسی شود:
- آیا حجم کار واقعاً بیشتر از ظرفیت فعلی تیم است؟
- آیا وظایف کارکنان به شکل متوازن تقسیم شده‌اند؟
- آیا این جایگاه شغلی شرح وظایف و خروجی مشخصی دارد؟
- دلیل خروج یا ناکارآمدی نیروهای قبلی چه بوده است؟
- آیا با اصلاح فرآیند، آموزش یا تفویض اختیار می‌توان مشکل را بدون استخدام حل کرد؟
اگر پاسخ این سؤال‌ها روشن نباشد، استخدام ممکن است صرفاً یک واکنش موقت به یک مشکل عمیق‌تر باشد.
نقش مشاور کسب و کار در حل چرخه استخدام‌های تکراری
یک مشاور کسب و کار حرفه‌ای نباید صرفاً به سازمان بگوید «نیروی بیشتری استخدام کنید» یا «فرآیند استخدام را بهتر کنید».
وظیفه مهم‌تر، تشخیص رابطه میان استراتژی، ساختار سازمان، فرآیندها و منابع انسانی است.
ممکن است مشکل از طراحی شغل باشد؛ ممکن است از مدیریت باشد؛ ممکن است فرآیند جذب اشتباه باشد یا حتی رشد کسب‌وکار بدون آماده‌سازی سازمانی اتفاق افتاده باشد.
به همین دلیل، حل مشکل کمبود نیروی انسانی باید از تشخیص شروع شود، نه از انتشار یک آگهی استخدام جدید.
جمع‌بندی
اگر یک کسب‌وکار همیشه در حال استخدام است، لزوماً به این معنی نیست که «نیروی کافی ندارد».
گاهی سازمان در واقع با چرخه‌ای مواجه است که در آن استخدام اشتباه، خروج نیرو، فشار بیشتر بر کارکنان باقی‌مانده، افت عملکرد و استخدام مجدد یکدیگر را تقویت می‌کنند.
شکستن این چرخه نیازمند نگاه سیستمی است.
گاهی باید فرد جدید استخدام شود؛ گاهی باید فرآیند اصلاح شود؛ گاهی ساختار سازمان تغییر کند و گاهی مدیر باید بخشی از تصمیم‌گیری‌ها را به تیم واگذار کند.
تفاوت یک استخدام معمولی با یک تصمیم حرفه‌ای منابع انسانی، دقیقاً در همین تشخیص است.
به همین دلیل، استفاده از مشاوره کسب و کار صرفاً برای زمانی نیست که یک شرکت با بحران جدی مواجه شده باشد. مشاوره تخصصی می‌تواند به مدیر کمک کند پیش از آنکه هزینه‌های ناشی از استخدام‌های اشتباه، خروج کارکنان و بی‌نظمی سازمانی افزایش پیدا کند، ریشه مسئله را شناسایی و اصلاح کند.
نوشته شده توسط کوثر عابدینی
06 مهر 1405