سیستم‌سازی در کسب‌وکارچیست و چگونه باعث رشد کسب‌وکار می‌شود؟

سیستم‌سازی در کسب‌وکار؛ وقتی کسب‌وکار بدون شما هم کار می‌کند

بسیاری از صاحبان کسب‌وکار این جمله را بارها گفته‌اند یا حداقل در دلشان حس کرده‌اند: «اگر یک روز نباشم، همه‌چیز می‌ریزد به هم». این دقیقاً همان نقطه‌ای است که پای سیستم‌سازی در کسب‌وکار به میان می‌آید؛ جایی که کسب‌وکار از وابستگی به افراد فاصله می‌گیرد و به یک ساختار قابل اتکا تبدیل می‌شود. در فضای واقعی کسب‌وکارها، رشد معمولاً با فشار زیاد، ساعات کاری طولانی و درگیری مستقیم مدیر اتفاق می‌افتد. فروش بالا می‌رود، اما استرس هم چند برابر می‌شود. تیم بزرگ‌تر می‌شود، اما کنترل سخت‌تر. اینجاست که خیلی‌ها احساس می‌کنند به سقف رشد رسیده‌اند. سیستم‌سازی دقیقاً برای شکستن همین سقف طراحی شده است.

 

سیستم‌سازی در کسب‌وکار دقیقاً یعنی چه؟

سیستم‌سازی یعنی تعریف یک «روش مشخص و قابل تکرار» برای انجام کارها؛ طوری که اگر امروز یک نفر از تیم شما کاری را انجام می‌دهد و فردا شخص دیگری جای او قرار گرفت، نتیجه تفاوت فاحشی نداشته باشد.فرض کنید یک مجموعه خدماتی دارید. امروز مشتری تماس می‌گیرد، اگر خودتان پاسخ دهید، عالی مدیریت می‌شود؛ اما اگر یکی از نیروها پاسخ دهد، کیفیت پایین می‌آید. این مشکل نیروی انسانی نیست، مشکل نبود سیستم است. وقتی مشخص نباشد دقیقاً چه جملاتی گفته شود، چه سوال‌هایی پرسیده شود و چه مراحلی طی شود، نتیجه به شخص وابسته می‌شود نه به کسب‌وکار.در یک کسب‌وکار سیستماتیک، پاسخ‌گویی، فروش، پشتیبانی، حتی نحوه برخورد با مشتری ناراضی هم تعریف شده است. این یعنی مدیریت کسب‌وکار از حالت سلیقه‌ای خارج می‌شود.

 

چرا بدون سیستم‌سازی، رشد کسب‌وکار فرسایشی می‌شود؟

در بسیاری از کسب‌وکارهای در حال رشد، فروش بالا می‌رود اما سود واقعی نه. مدیر بیشتر از قبل کار می‌کند، تصمیم‌ها روی هم تلنبار می‌شوند و هر مشکلی مستقیم به خود او برمی‌گردد. این مدل رشد، دوام ندارد. سیستم‌سازی باعث می‌شود رشد، قابل مدیریت باشد. وقتی فرآیندها مشخص هستند، می‌توان فروش را افزایش داد بدون اینکه کیفیت افت کند یا فشار بیش از حد به تیم وارد شود. به‌عنوان مثال، کسب‌وکاری که سیستم فروش مشخصی دارد، می‌داند هر مشتری از چه مسیری وارد می‌شود، چه زمانی پیگیری می‌شود و چه زمانی باید تبدیل به خریدار شود. این شفافیت، پایه رشد کسب‌وکار است.

 

نقش سیستم‌سازی در مدیریت حرفه‌ای کسب‌وکار

مدیری که سیستم ندارد، همیشه در حال خاموش کردن آتش است. امروز مشکل فروش، فردا مشکل نیرو، نارضایتی مشتری. اما مدیری که سیستم دارد، به‌جای واکنش، پیش‌بینی می‌کند. برای مثال، وقتی سیستم گزارش‌گیری مالی وجود داشته باشد، مدیر قبل از اینکه نقدینگی به بحران برسد، متوجه مشکل می‌شود. یا وقتی سیستم ارزیابی عملکرد تعریف شده باشد، افت عملکرد یک نیرو غافلگیرکننده نخواهد بود. اینجاست که مدیریت کسب‌وکار از حالت احساسی به حالت تحلیلی تغییر می‌کند.

سیستم‌سازی و توسعه کسب‌وکار؛ رابطه‌ای مستقیم

توسعه کسب‌وکار فقط بزرگ‌تر شدن نیست؛ درست‌تر شدن است. خیلی از کسب‌وکارها بزرگ می‌شوند، اما به‌محض افزایش شعبه، تیم یا مشتری، دچار افت شدید کیفیت می‌شوند.سیستم‌سازی کمک می‌کند توسعه کنترل‌شده اتفاق بیفتد. وقتی فرآیند ارائه خدمات مستند شده باشد، می‌توان همان کیفیت را در شهر دیگر یا با تیم جدید تکرار کرد. به همین دلیل است که برندهای موفق، قبل از توسعه، روی سیستم‌سازی سرمایه‌گذاری می‌کنند. این نگاه، اساس توسعه کسب‌وکار پایدار است.

 

نقش مشاور کسب‌وکار در سیستم‌سازی کسب‌وکار

در مسیر سیستم‌سازی، بزرگ‌ترین چالش اغلب نه کمبود ابزار است و نه نداشتن نیروی انسانی؛ بلکه نداشتن «نگاه درست» به کسب‌وکار است. جایی که مدیر درگیر روزمرگی‌ها شده و به‌سختی می‌تواند از بالا به ساختار کسب‌وکارش نگاه کند. این دقیقاً همان نقطه‌ای است که نقش مشاور کسب‌وکار در سیستم‌سازی پررنگ می‌شود.

مشاور کسب‌وکار کسی است که بیرون از فضای احساسی و درگیری‌های روزانه، کسب‌وکار را بررسی می‌کند. او کمک می‌کند فرآیندهایی که سال‌ها به‌صورت سنتی یا سلیقه‌ای انجام شده‌اند، دیده و اصلاح شوند. در تجربه‌ی بسیاری از کسب‌وکارهای در حال رشد، بیشترین عاملی که به سیستم‌سازی واقعی کمک کرده، حضور یک مشاور کسب‌وکار حرفه‌ای بوده است؛ کسی که می‌داند از کجا باید شروع کرد و چه چیزی را در چه زمانی سیستماتیک کرد.برای مثال، در بسیاری از مجموعه‌ها مدیر تصور می‌کند مشکل اصلی فروش است، اما مشاور با بررسی دقیق متوجه می‌شود ریشه مشکل در نبود سیستم پیگیری، آموزش نیرو یا حتی قیمت‌گذاری نادرست است. بدون این نگاه تحلیلی، سیستم‌سازی یا اصلاً شروع نمی‌شود یا به مسیر اشتباه می‌رود. مشاور کسب‌وکار در سیستم‌سازی، نقش طراح نقشه را دارد؛ نقشه‌ای که مشخص می‌کند کدام سیستم‌ها اولویت دارند، چگونه باید پیاده‌سازی شوند و چطور با فرهنگ و واقعیت کسب‌وکار ایرانی هماهنگ باشند. به همین دلیل است که بسیاری از کسب‌وکارها زمانی طعم رشد، توسعه و مدیریت حرفه‌ای را می‌چشند که سیستم‌سازی را در کنار مشاوره کسب‌وکار جلو می‌برند.

 

مهم‌ترین سیستم‌های مورد نیاز برای رشد پایدار عبارت‌اند از:

سیستم فروش و بازاریابی
این سیستم مسیر جذب مشتری تا تبدیل او به خریدار را مشخص می‌کند. بدون آن، فروش به افراد وابسته می‌شود و ثبات نتایج از بین می‌رود.

سیستم منابع انسانی
سیستمی که جذب، آموزش و ارزیابی نیروها را مشخص می‌کند و وابستگی کسب‌وکار به افراد کلیدی را کاهش می‌دهد.

سیستم مالی و گزارش‌گیری
با ایجاد شفافیت مالی، مدیر می‌تواند بر اساس داده تصمیم بگیرد، نه حدس و احساس.

سیستم اجرا و عملیات
این سیستم تضمین می‌کند خدمات یا محصولات با کیفیتی ثابت و استاندارد ارائه شوند، مستقل از اینکه چه کسی اجراکننده است.

ترکیب این سیستم‌ها، کسب‌وکار را از درگیری روزمره خارج کرده و آن را به یک مجموعه قابل مدیریت، قابل توسعه و آماده رشد تبدیل می‌کند.

 

جمع‌بندی؛ سیستم‌سازی، نقطه عبور از شلوغی به رشد

اگر احساس می‌کنید کسب‌وکارتان بیش از حد به شما وابسته است، اگر رشد باعث خستگی شده نه رضایت، احتمالاً زمان سیستم‌سازی فرا رسیده است. سیستم‌سازی در کسب‌وکار به شما کمک می‌کند از مدیریت روزمره فاصله بگیرید و روی رشد، توسعه و تصمیم‌های مهم تمرکز کنید.کسب‌وکارهایی که آینده دارند، فقط سخت‌کوش نیستند؛ سیستماتیک‌اند.